Come creare un calendario di gruppo in Outlook

Passaggio 1

Apri Outlook

Passaggio 2

Fai clic sul menu "Azione" e seleziona "Visualizza pianificazioni di gruppo". Questo apre una finestra con un elenco di tutte le pianificazioni di gruppo esistenti.

Passaggio 3

Seleziona uno dei gruppi o creane uno nuovo. Crea un nuovo gruppo apre una finestra. Assegna un nome al gruppo e seleziona "OK".

Passaggio 4

Aggiungi membri al gruppo da una rubrica, una fonte pubblica, una directory aziendale o individualmente. È possibile aggiungere membri del gruppo all'esterno del server Exchange interno, se si trovano su un server Exchange e "condividere" il calendario o pubblicare i propri calendari su Internet, che è un'altra funzionalità di Outlook. Fare doppio clic su un nome o trascinarne uno nel campo "A:".

Passaggio 5

Controlla i programmi selezionando il menu "Azione" e scegliendo "Visualizza programmi di gruppo", evidenziando l'ora appropriata e premendo "Apri". Apparirà una finestra con il nome di ciascun membro del gruppo e la sua disponibilità.

Passaggio 6

Utilizzare la "Richiesta di una nuova riunione" per aprire una finestra della riunione. È inoltre possibile visualizzare le pianificazioni di gruppo durante la creazione della riunione. L'opzione "Pianificazioni" nella barra "Richiesta di riunione" apre il calendario di gruppo per mostrare la disponibilità di un orario di riunione comune. Quando si invia la "Richiesta riunione", è necessario solo inserire il nome del gruppo nel campo "A". Outlook completerà automaticamente gli indirizzi email.