Come creare una lettera di fattura

Passaggio 1

Scrivi l'intestazione della tua lettera come una normale lettera. Inserisci la data nella parte superiore, quindi lascia un paio di righe vuote e scrivi l'indirizzo completo del destinatario.

Passaggio 2

Lascia un'altra riga e scrivi "Re:" (acronimo di "rispetto a") e il motivo della tua lettera. Questo può essere "Richiesta di pagamento", "Consegna della fattura" o semplicemente il numero della fattura.

Passaggio 3

Includi una preghiera di saluto, se hai un nome di contatto specifico nell'azienda. Ad esempio, "Caro signor Thompson".

Passaggio 4

Espandi il motivo della tua lettera sulla prima riga. Vai dritto al punto. "Si prega di consultare la nostra fattura allegata n. 2224 di $ 110, 65 per la spedizione di elettrodomestici, del 2 luglio 2010", è una prima linea semplice e diretta. Questo deve essere breve.

Passaggio 5

Dichiara le tue richieste e condizioni. Sii specifico Ad esempio, puoi dire "Secondo i termini e le condizioni accettati, la fattura deve essere pagata entro 30 giorni dalla data sopra specificata".

Passaggio 6

Include ulteriori informazioni su ciò che accadrà se la fattura non viene pagata in tempo, se si tratta di una lettera indirizzata a un debitore obbligato. "Puoi perdere lo sconto se la fattura non viene pagata entro 30 giorni, prenderemo misure aggressive per riscuotere questo debito, se necessario."

Passaggio 7

Include alcuni mezzi per contattare il cliente, in caso di domande sulla fattura. Questo può essere un numero di telefono, un indirizzo email o entrambi. Termina la lettera con un "Cordiali saluti", insieme al tuo nome completo e al nome dell'azienda.

Passaggio 8

Aggiungi la parola "Allegato" alla fine della lettera per informare il tuo destinatario che dovrebbero trovare una pagina aggiuntiva insieme alla lettera (la fattura).

Passaggio 9

Mantieni lo stesso formato per inviare questa lettera a un fornitore. Spiega perché non hai pagato la data (o quando hai intenzione di farlo) e chiedi maggiori informazioni nella lettera, se necessario. Ad esempio, "Saremo felici di pagare il conto non appena ci fornirai le seguenti informazioni ...". Queste informazioni possono includere una conferma di spedizione o un elenco più dettagliato dei prodotti e servizi forniti.