Come scrivere un'e-mail di reclamo efficace

Passaggio 1

Trova la persona migliore per risolvere il tuo reclamo. Ad esempio, se hai un reclamo su un'azienda, chiama o visita il sito web per trovare l'indirizzo email per i reclami dei clienti. Se invii un messaggio di richiesta all'indirizzo sbagliato, puoi essere ignorato.

Passaggio 2

Indagare il modulo appropriato per il reclamo. Alcune grandi organizzazioni ti chiederanno di compilare un modulo di reclamo o ti chiederanno determinati tipi di documentazione per supportare il tuo reclamo. Puoi trovare queste informazioni dando un'occhiata al sito web dell'organizzazione o chiamando il numero di contatto che appare su quella pagina. Seguendo le procedure corrette, sarà più facile per l'organizzazione leggere e trattare il tuo reclamo.

Passaggio 3

Indica il motivo della tua richiesta nell'e-mail. Questo dovrebbe essere nella prima o nella seconda frase della tua e-mail per attirare l'attenzione del lettore. Se si impiega troppo tempo per arrivare al punto, la persona può iniziare a presumere o ipotizzare che l'e-mail non sia molto importante.

Passaggio 4

Spiega e sostieni il tuo reclamo. Sii specifico Ad esempio, se non sei soddisfatto del prodotto di un'azienda, indica esattamente cosa c'è di sbagliato in esso.

Passaggio 5

Allega foto, ricevute e altre informazioni di supporto pertinenti nella tua email. Prendi nota nel paragrafo in cui spieghi il tuo reclamo, menzionando che le informazioni aggiuntive che hai allegato.

Passaggio 6

Dettagli una soluzione Ancora una volta, sii specifico su cosa dovrebbe essere fatto. Ad esempio, richiedere un rimborso o la sostituzione di un prodotto difettoso. Indirizzare la soluzione desiderata aiuterà il tuo problema a risolverlo più facilmente.

Passaggio 7

Richiedi una risposta Inserisci il tuo nome, indirizzo postale e numero di telefono alla fine della tua e-mail per rendere più facile il contatto con te. Richiedere una risposta dimostra che prendi sul serio il tuo reclamo, specialmente se lo richiedi entro un certo periodo di tempo.

Passaggio 8

Controlla la tua e-mail prima di inviarla per assicurarti che sia concisa, accurata e priva di errori di ortografia e grammatica. I messaggi di reclamo via e-mail con errori sembrano poco professionali, mentre il formato e l'e-mail corretti aiuteranno il tuo reclamo a essere preso sul serio.