Come scrivere un'e-mail professionale

L'e-mail è un modo comune e conveniente per comunicare con aziende, colleghi, dipendenti, datori di lavoro, insegnanti e altri che richiedono una comunicazione formale. L'errore più piccolo può dare un'impressione negativa. Esistono diversi modi per migliorare e migliorare il tag nella posta elettronica.

Poiché alle email viene automaticamente assegnata una data e un'ora, non è necessario inserire tali informazioni a meno che non lo si voglia.

Inizia l'email con un saluto. Mentre stai cercando di fare un approccio professionale, pensalo come quando scrivi una lettera. Fallo semplice con un rapido "Ciao". Se sai a chi stai scrivendo, è meglio usare la forma professionale del nome del destinatario (ad esempio, Sig., Sig.ra, Insegnante o Dottore).

Vai dritto al punto. Il primo paragrafo dovrebbe trattare chi sei e perché stai scrivendo l'email.

Non andare in giro per la boscaglia. Il secondo paragrafo dovrebbe contenere le informazioni che stai offrendo o la richiesta che stai facendo. Indica ciò che vuoi seguito da questa situazione.

Se c'è un allegato, menzionarlo nell'e-mail in modo che il destinatario sappia che deve cercare e aprire i file. Inoltre, chiama correttamente i file allegati in modo che il destinatario della posta sappia quale dei file allegati sta semplicemente vedendo il nome.

Fornire una preghiera di chiusura. Inizia ringraziando il destinatario per il loro tempo. La cortesia è sempre importante, non importa quanto breve sia l'email. Include una frase esatta di follow-up come "Ti contatterò di nuovo con ulteriori informazioni" o "Non vedo l'ora di sentire le tue idee". Se è necessaria una risposta, assicurarsi di inserire le informazioni nel messaggio.

Nel tuo account email professionale, devi avere una firma configurata. Questo verrà automaticamente aggiunto nella parte inferiore dell'e-mail. È necessario includere il nome completo professionale, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto. A seconda della politica, è possibile includere un collegamento al sito Web della propria azienda o alle pagine dei social network.

consiglio

Usa CC e CC quando necessario con il tuo indirizzo e-mail nella zona "T".

Leggi l'email completamente prima di fare clic sul pulsante "Invia". Controlla l'ortografia e la grammatica prima di inviarlo.

Aggiungi gli allegati quando li menzioni nella posta. Ciò impedirà l'invio dell'e-mail senza allegare i file.

Usa la spaziatura corretta e i paragrafi per rendere l'email chiara. Su un computer, i paragrafi più brevi sono sempre migliori.

avvertenze

Non includere colori o lettere folli. Mantieni la fonte il più chiara e semplice possibile.

Se invii la stessa email a più persone, non lasciare l'indirizzo del destinatario visibile nella casella CC. Utilizzare una funzione di copia nascosta o di posta elettronica per proteggere la privacy dei propri contatti.