Come usare Excel per controllare la presenza in un asilo nido

Crea il modello

Passaggio 1

Aprire una nuova cartella di lavoro di Excel con 13 fogli di lavoro. Puoi aggiungere fogli di calcolo facendo clic sulle schede nella parte inferiore della pagina. Ognuno deve rappresentare un mese, con il foglio di calcolo finale utilizzato per le tabellature da inizio anno.

Passaggio 2

Combina le celle da C1 a AI1. Immettere il nome del mese, seguito dall'anno nella cella combinata. Centra il testo, aumenta la dimensione delle lettere e delle lettere in grassetto per rendere visibile l'intestazione. Aggiungi colori e altri elementi di design che si adattano alle tue preferenze.

Passaggio 3

Scrivi il titolo "Cognome" nel campo A2 e "Nome" nel campo B2. Fai risaltare il testo rendendo le lettere in grassetto e aumentando la dimensione del testo.

Passaggio 4

Aggiungi una colonna finale alla fine della cella AJ1 per tabulare automaticamente il numero di assenze nel mese. Questa colonna utilizzerà il formato condizionale per determinare il numero di giorni in cui ogni bambino è stato assente.

Passaggio 5

Inserisci le date del mese nelle colonne tra C2 e AI2. Applica l'ombreggiatura alle vacanze e ai fine settimana, quando non vuoi registrare la presenza.

Passaggio 6

Scrivi il nome e il cognome di ogni bambino nelle righe sotto le intestazioni di colonne corrispondenti. Ordina le informazioni per cognome, classe o una combinazione di entrambi.

Passaggio 7

Copia e incolla questo modello nei 12 fogli di lavoro. Tuttavia, è necessario personalizzare le informazioni in ognuna cambiando l'intestazione per il mese corretto e aggiornando le date per rappresentare il numero corretto di giorni nel mese.

Passaggio 8

Creare un codice per completare il record di presenze. Forse, "P" per presente e "A" per assente.

Passaggio 9

Inserisci una formula nella colonna del mese fino alla data per tabulare automaticamente quante assenze ogni bambino ha al mese. Se si utilizza "A" per assente, la formula per il primo figlio è: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). La formula mista di celle può essere copiata e incollata in ogni riga della colonna.

La formula precedente presuppone che C3 sia la prima voce del mese per il primo figlio che appare nel foglio di calcolo. Modificare la formula in base alle esigenze in modo che i campi selezionati includano l'intervallo completo di date per il mese.

Passaggio 10

Copia le formule in ciascuno dei 12 fogli di lavoro. Controlla di nuovo le formule per assicurarti che siano corrette.

Passaggio 11

Copia e incolla i nomi e i cognomi dei bambini nell'ultimo foglio di calcolo se desideri tabulare il numero di assenze nel corso dell'anno. Assicurati di includere le intestazioni corrispondenti, se necessario.

Tabulazione della somma dell'anno fino ad oggi

Passaggio 1

Crea una formula per tabulare il numero di assenze per ogni bambino nell'asilo nido. Per crearlo, scrivi "= somma (" nel campo anno fino alla data del primo figlio nell'elenco.

Passaggio 2

Fare clic sul primo foglio di calcolo e sul totale mensile per il primo figlio nell'elenco.

Passaggio 3

Tieni premuto il tasto "Maiusc" sulla tastiera e fai clic sulla fine del mese nel foglio di calcolo. Fare clic sul totale mensile per il primo figlio nell'elenco e premere "Invio". La formula sarà simile a "sum = ('January: December'! AI3)."

Passaggio 4

Copia e incolla la formula nella colonna dell'anno alla data di ciascun bambino nell'elenco.