Cos'è un diagramma del flusso di lavoro?

senso

Molti dei processi di lavoro possono essere complicati e complessi, ecco perché è importante rappresentare visivamente come vengono svolti i compiti per migliorare la comprensione dei dipendenti e per una maggiore efficienza. I diagrammi del flusso di lavoro indicano chiaramente chi è responsabile per ogni fase, quali documenti hanno bisogno, quali risorse e la quantità di tempo necessaria in ciascuna fase (vedi riferimento 2). Conoscere i ruoli dei dipendenti e le esigenze di produzione per la gestione delle risorse consente una facile definizione dei punti deboli e l'attenuazione dei colli di bottiglia. Questi sono aspetti del flusso di lavoro che ostacolano e rallentano il tempo di ciclo complessivo del processo.

benefici

Secondo l'Università della California di Irvine, i vantaggi dei diagrammi di flusso includono "comprensione, conoscenza, comunicazione, analisi efficace e documentazione adeguata". La rappresentazione visiva del flusso di lavoro consente ai dipendenti non solo di comprendere meglio le loro responsabilità lavorative, ma anche il ruolo degli altri dipendenti, il che aumenta la responsabilità. La creazione di un diagramma di successo aumenta la conoscenza sul posto di lavoro a causa della necessaria ricerca e raccolta dei dati. La comunicazione migliora anche quando i dipendenti hanno una migliore comprensione del flusso di lavoro (vedi riferimento 3).

tipo

Per rappresentare visivamente il flusso di lavoro dell'organizzazione, ci sono forme di diagrammi specifici che corrispondono a diversi tipi di attività: ovali, rettangoli, quadri e cerchi. Un ovale mostra dove inizia il flusso di lavoro e dove finisce. I rettangoli rappresentano qualsiasi processo necessario, attività o attività di analisi. I diamanti significano un processo decisionale, che generalmente si traduce in due direzioni di flusso di lavoro. La maggior parte dei diamanti riflette una decisione "sì" o "no" che deve essere presa: se la decisione è affermativa, il flusso di lavoro continua sul percorso previsto; Se la risposta è no, il flusso di lavoro potrebbe dover passare attraverso un altro percorso per risolvere il problema. Pertanto, più diamanti sono presenti, più complesso sarà il diagramma del flusso di lavoro per rappresentarlo visivamente. I cerchi rappresentano i connettori da un'attività all'altra.

implementazione

Sebbene la progettazione del diagramma del flusso di lavoro possa essere un processo lungo e lungo, l'implementazione di questa è la parte difficile. Il diagramma non è solo posto sul posto di lavoro e dovrebbe fornire i benefici attesi; molti di essi devono essere collegati a una teoria del miglioramento del flusso di lavoro, come la produzione snella, Six Sigma o Total Quality Management (vedi riferimento 1).

considerazioni

I diagrammi del flusso di lavoro sono strettamente correlati ad altri termini utilizzati nell'ottimizzazione del posto di lavoro come la pianificazione dei processi aziendali e il controllo del flusso. Un processo o mappatura del processo è un concetto molto simile ai diagrammi del flusso di lavoro e al flusso di lavoro. Un processo di lavoro è più di un flusso di lavoro specifico, concentrandosi maggiormente su input e output, piuttosto che sul trasferimento di dati, documenti e responsabilità delle attività. Un'organizzazione può avere molti processi all'interno del proprio flusso di lavoro. Sebbene i due siano spesso interconnessi, la pianificazione aziendale si concentra maggiormente sugli obiettivi a lungo termine piuttosto che sul miglioramento del flusso di lavoro attuale. I manager interessati al controllo del flusso cercano specificamente di migliorare il controllo dell'inventario.