Sistemi di contabilità manuale vs. computerizzato
Contabilità manuale
I sistemi di contabilità manuale utilizzano diversi libri di carta per registrare transazioni finanziarie. Le società hanno libri contabili separati per ogni parte del sistema contabile, come i crediti, i debiti e le vendite. I contabili poi consolidano questi libri in un libro mastro, fornendo il saldo di ogni libro. Il taccuino di contabilità generale consente di creare rendiconti finanziari.
Vantaggi della contabilità manuale
Mentre è noioso e richiede molto tempo, i sistemi di contabilità manuale offrono alcuni vantaggi. I libri sono facili da recensire e gli esperti contabili possono apportare semplici modifiche se necessario, i singoli account sono facilmente riconciliabili perché le informazioni sono in un ordine sistematico attraverso ogni libro. I contabili hanno anche il vantaggio di gestire fisicamente ogni libro e di creare note negli account dei clienti in merito a questioni che richiedono chiarimenti o correzioni.
Contabilità computerizzata
Fogli elettronici e sistemi informativi contabili richiedono che i contabili inseriscano i dati finanziari in essi e quindi gli algoritmi matematici calcolano le informazioni nei libri contabili e nei rendiconti finanziari necessari. I sistemi informatici consentono inoltre agli addetti alla contabilità di creare analisi delle tendenze e segnalare qualsiasi variazione in modo rapido e preciso. Inoltre, le transazioni di tutte le divisioni della società sono accessibili attraverso sistemi di contabilità computerizzata, fornendo ai contabili il miglior accesso alle informazioni finanziarie.
Vantaggi della contabilità computerizzata
La contabilità computerizzata offre numerosi vantaggi rispetto alla contabilità manuale; i contatori elaborano più informazioni e più velocemente, le formule verificano i totali calcolati e gli errori sono meno frequenti. I sistemi di contabilità sono anche personalizzabili dal settore, fornendo ai contabili la possibilità di utilizzare modelli predefiniti per il loro libro mastro. I contabili possono anche archiviare diversi anni di informazioni finanziarie con relativa facilità, dando loro l'opportunità di rivedere le informazioni dell'anno precedente senza classificazione attraverso pile di libri cartacei.
Il miglior metodo
La maggior parte delle aziende utilizza un sistema di contabilità computerizzato per la registrazione e la presentazione delle proprie informazioni finanziarie. Questo sistema consente alle aziende di registrare con precisione le transazioni commerciali e generare rapidamente report finanziari per la revisione della gestione.
Mentre le funzioni della contabilità manuale sono cambiate, non scompariranno mai completamente. I contabili dovrebbero rivedere le informazioni presentate nelle relazioni finanziarie del sistema contabile e assicurarsi che siano accurate e valide. Devono inoltre garantire che tutte le informazioni finanziarie seguano i Principi contabili generalmente accettati e altre linee guida degli organismi di regolamentazione.
