Contabilità e software finanziario

tipo

Esistono molti tipi di software contabile e finanziario, come fogli di calcolo, programmi di contabilità fornitori, programmi di fatturazione e programmi specializzati per i budget e la gestione dei costi. Ogni tipo di software finanziario ha uno scopo e molte aziende hanno più di un programma per elaborare e analizzare i dati. Una combinazione di software integrato, come QuickBooks, con un programma di fogli elettronici è comune in molte aziende, ma esiste anche software per settori specifici, come ad esempio la costruzione, le società non profit o le aziende manifatturiere. Questi tipi di programmi sono predefiniti con compiti specifici che possono essere diversi da un settore all'altro. Ad esempio, un programma di vendita al dettaglio può includere moduli di capacità di codici a barre, vendite e moduli di inventario specifici per quel settore.

benefici

Un software contabile e finanziario offre molti vantaggi rispetto a un sistema di contabilità manuale, come velocità e precisione. I computer consentono velocità di elaborazione inesistenti con un sistema di matite e pad. È possibile inserire i dati una volta in un sistema e questi verranno compilati nei report con la semplice pressione di un pulsante. Tutti i calcoli sono effettuati da un sistema, riducendo al minimo errori e confusioni. Un altro vantaggio della contabilità computerizzata è che molti processi vengono eseguiti contemporaneamente. Ad esempio, pagando le fatture, è possibile stampare gli assegni e le note spese contemporaneamente senza dover controllare i giornali o scrivere manualmente i controlli. L'efficienza dell'uso del software di contabilità non può essere eguagliata da un sistema manuale.

Programmi online

Alcuni fornitori di software offrono contabilità online, tasse e altri bisogni finanziari. Il software risiede sul server del provider e può essere consultato da contabili e personale finanziario da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. I dati aziendali possono essere memorizzati nella stessa posizione del programma o nel luogo in cui si trova la società, a seconda della configurazione online. Questo è anche noto come "cloud computing".

Uno dei vantaggi della contabilità online è che le aziende non devono aggiornare il proprio hardware per adattarsi a nessun programma. Se una piccola azienda ha vecchi computer inaffidabili, il "cloud computing" è l'ideale.

idee sbagliate

Uno svantaggio per le piccole imprese è l'idea che con l'acquisto di un programma di contabilità, non avranno bisogno di assumere un contabile o conoscenze contabili in quanto tutti i problemi saranno risolti dal sistema. Questo non è vero. Contabilità e programmi finanziari sono strumenti, non operatori miracolosi. È ancora necessario conoscere le basi della contabilità per inserire correttamente i dati nel sistema. Il detto "spazzatura dentro, spazzatura fuori" si applica alla contabilità computerizzata. Molte volte le piccole imprese assumono commercialisti e altri professionisti per stabilire i loro sistemi, quindi iniziano sulla strada giusta. Gli utenti del software di contabilità devono essere addestrati nel sistema per inserire i dati nel posto giusto e sapere come estrarre report ed eseguire tutte le funzioni offerte dal software.

considerazioni

La compatibilità è importante quando si guarda al software di contabilità. Una società che acquisisce software di inventario vorrà che il programma funzioni perfettamente con qualsiasi sistema di contabilità corrente. I programmi devono essere compatibili per scambiare informazioni ed essere efficienti.

Un'altra considerazione nella revisione dei programmi finanziari è quella di selezionare uno che è molto popolare e che viene utilizzato da molte aziende. Questo è un vantaggio nella ricerca di potenziali dipendenti che hanno esperienza nel software.