Come creare un manuale di procedura

pianificazione

Passaggio 1

Identifica il pubblico a cui punta il manuale. Per questo esempio, potrebbe essere il manuale POE per il magazzino dell'azienda. Identifica il lavoro quotidiano nella divisione magazzino e limita l'ambito del manuale al ruolo del magazzino all'interno dell'azienda in generale.

Passaggio 2

Ottieni l'input di qualcuno che ha un interesse personale nelle SOP, ad esempio lavoratori, supervisori e consulenti per la sicurezza. Arruolare esperti nel campo ti aiuterà a scrivere le procedure più accurate e ad aiutare come il manuale viene ricevuto e utilizzato a lungo termine. Un approccio di squadra alla creazione del manuale "promuove l'accettazione dei POE da parte dei potenziali utenti", afferma la "Guida per la preparazione delle procedure operative standard" dell'Agenzia per la protezione ambientale degli Stati Uniti.

Passaggio 3

Organizzare le procedure nel manuale nel modo che meglio si adatta al pubblico e al materiale. Per l'esempio del magazzino, oltre a un indice e appendici, le sezioni del manuale potrebbero includere la sicurezza e l'addestramento, la spedizione, la ricezione e l'attrezzatura di movimentazione.

Passaggio 4

Formattare le procedure in ciascuna sezione del manuale in modo che siano facili da leggere e seguire. Alcune procedure possono essere facilmente coperte in pochi passaggi, mentre altre richiedono più passaggi e diagrammi di flusso. Le "Procedure operative standard: guida alla scrittura" dell'Università della Pennsylvania forniscono esempi su quando utilizzare semplici passaggi e passi gerarchici rispetto ai grafici. (Vedi Risorse).

Scrivi le SOP

Passaggio 1

Scrivi una dichiarazione di intenti per ciascuna procedura, indicando chiaramente chi fa il lavoro, quando, dove e perché. Elencare i pericoli che potrebbero, ad esempio, causare danni alle apparecchiature o lesioni personali. Fai un elenco di regolamenti governativi o standard di settore che devono essere affrontati.

Passaggio 2

Scrivi i passaggi delle procedure cronologiche in un formato chiaro e conciso. Usa i verbi attivi per iniziare ogni passaggio. Includere abbastanza dettagli in modo che un nuovo apprendista o qualcuno con esperienza lavorativa limitata possa completare il lavoro con successo e in sicurezza senza supervisione.

Passaggio 3

Identificare eventuali attrezzature speciali, qualifiche o documentazione aggiuntiva necessaria per svolgere il lavoro. Per l'esempio di magazzino, se un lavoro richiede a un dipendente di indossare un casco, avere la certificazione del carrello elevatore e utilizzare un elenco di controllo inventario, lo stato è nella procedura. Includere esempi di moduli o liste di controllo nella procedura o nell'appendice del manuale.

Follow-up

Passaggio 1

Testare le procedure prima di pubblicare il manuale, suggerire il Texas A & M College of Engineering e la sua "Guida alla stesura delle procedure operative standard". Chiedi a un esperto del settore di rivedere le procedure in modo accurato e un apprendista per verificare che non mancano informazioni, fanno tornare quelli che non superano il test allo studio delle procedure.

Passaggio 2

Formare i lavoratori su come utilizzare il manuale POE. Spiega il design del manuale e come trovare le informazioni in ogni momento. Chiedi ai lavoratori di assumere la proprietà delle modifiche nelle procedure manuali e di segnalare le modifiche man mano che si verificano.

Passaggio 3

Creare un sistema di controllo dei documenti. Quando una procedura viene riesaminata, registra le date e i dettagli della revisione per assicurare che sia disponibile una registrazione storica per ciascuna procedura. Assicurarsi che le copie dei manuali siano disponibili nelle aree in cui vengono eseguite le procedure, e consigliare la "Guida alle procedure operative standard" della Duke University.

Passaggio 4

Verifica l'efficacia delle procedure dopo un periodo di tempo. Se, ad esempio, cambiano le attrezzature, i processi o le normative governative, aggiorna il contenuto del manuale per riflettere le nuove informazioni. Ascolta i commenti sul suo utilizzo e incorpora miglioramenti.