Come progettare il sistema di controllo dei documenti
I sistemi di controllo dei documenti sono utilizzati per tracciare e controllare le revisioni a loro e possono essere trovati in una vasta gamma di applicazioni, compresi software e legislazione. La progettazione di un sistema di controllo documenti dipende dal tipo di documento gestito e dalle funzioni di controllo desiderate. La selezione di un'opzione di archiviazione e un tipo di interfaccia utente fanno anche parte del processo di progettazione per un sistema di controllo dei documenti.
Determina il tipo di documenti che il tuo sistema gestirà. Questa è una parte fondamentale del sistema del sistema di progettazione del controllo dei documenti. Valutare quale sarà il sistema di controllo del documento, un elaboratore di testi, un file del computer del codice sorgente, un file HTML o un altro tipo di file. Pensa al tipo di documento che devi controllare e se hai bisogno di più di un tipo di documento. Ad esempio, un sistema di controllo dei documenti legali potrebbe richiedere la gestione di documenti Word, file PDF, file immagine, fogli di calcolo Excel e possibilmente altri tipi di documenti.
Pianifica in che modo gli utenti accedono al tuo sistema di controllo dei documenti e che tipo di interfaccia utente è necessaria. Alcuni sistemi di controllo dei documenti funzionano come programmi stand-alone con la propria interfaccia utente grafica, mentre altri accedono come parte di un altro programma, come un modulo Word. Si consiglia di disporre di un sistema accessibile tramite Internet utilizzando un'interfaccia browser. Una volta stabilito un tipo di interfaccia utente, è possibile progettare i dettagli di progettazione dell'interfaccia. L'interfaccia utente può includere una schermata di accesso in modo che il sistema possa identificare quale utente ha apportato modifiche a un documento.
Seleziona un sistema di archiviazione. Il tuo sistema di archiviazione controllerà il design del software che gestirà l'archiviazione e il recupero dei documenti. Il tuo sistema di archiviazione può essere semplice come un disco rigido locale o complesso come un sistema di archiviazione su cloud, a cui si accede tramite Internet. È necessario pianificare la capacità di archiviazione in base al tipo di documento e al numero di documenti da controllare.
Determina quali caratteristiche di controllo ti servono. La maggior parte dei sistemi di controllo documentale include funzioni di base, come output e input, nonché revisione e confronto di versioni. Le funzioni di controllo più avanzate possono includere l'identificazione di un gruppo di documenti che vanno insieme come un set, ad esempio una determinata versione della compilazione software che richiede l'approvazione del check-in, più livelli di autorizzazioni, ecc. Le funzioni interne devono inoltre essere prese in considerazione nella progettazione, ad esempio l'archiviazione delle revisioni delle copie delle versioni complete o solo delle modifiche tra versioni al fine di utilizzare una versione online del database con gli aggiornamenti applicati per raggiungere il versione corrente. Una volta che hai progettato l'interfaccia utente e le funzionalità di controllo, sarai pronto per iniziare a costruire il sistema di controllo dei documenti.
